3 Câu Hỏi Cần Trả Lời Trước Khi Mua Máy Hủy Tài Liệu

Cắt nhỏ hoặc không cắt nhỏ…. không còn là câu hỏi. Bạn biết bạn cần một máy hủy tài liệu, nhưng cái nào phù hợp với bạn? Mua một máy hủy tài liệu có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là khi bạn cân nhắc có bao nhiêu tùy chọn khác nhau. Làm thế nào bạn có thể biết cái nào phù hợp với bạn?

Tình huống khó xử này có thể dễ dàng giải quyết với 3 câu hỏi đơn giản:

1) Có bao nhiêu người sẽ sử dụng máy hủy tài liệu?
Số lượng người sử dụng máy hủy tài liệu của bạn hàng ngày xác định kích thước của máy hủy tài liệu bạn cần mua. Kích thước của máy hủy tài liệu rất quan trọng vì nó xác định tần suất bạn sẽ cần đổ hết thùng rác. Thời gian chạy cũng là một tính năng quan trọng đối với máy hủy tài liệu vì nó xác định thời gian máy hủy có thể chạy trước khi nó cần làm mát. Nếu chỉ có một người cần sử dụng máy hủy tài liệu, thì một máy hủy tài liệu nhỏ với thời gian hoặt động ngắn hơn là lựa chọn hoàn hảo cho văn phòng của bạn. Nếu 20 người cần sử dụng máy hủy tài liệu để hủy các báo cáo dài 100 trang của họ, thì có thể nói rằng bạn một chiếc máy hủy tài liệu, với dung lượng thùng lớn và thời gian ngừng hoạt động tối thiểu.

2) Bạn cần dung lượng giấy hủy và Dung tích Thùng chứa như thế nào?
Sau khi bạn đã trả lời câu hỏi đầu tiên, câu hỏi này sẽ tương đối dễ dàng, vì dung tích của thùng chứa liên quan trực tiếp đến kích thước của máy hủy tài liệu. Máy hủy công suất lớn thường có thùng chứa lớn hơn để không phải đổ rác hàng ngày, ngay cả sau khi sử dụng nhiều.

Dung lượng giấy cho bạn biết có thể nạp bao nhiêu tờ vào máy hủy cùng một lúc. Dung lượng tờ giấy là một tính năng quan trọng - đó là sự khác biệt giữa việc xé nhỏ các trang và quay trở lại bàn làm việc của bạn và cần đặt ra một chỗ cho máy hủy tài liệu trong một đêm. Không giống như kích thước máy hủy tài liệu, dung lượng tờ giấy không tương quan với kích thước của máy hủy tài liệu. Nhiều máy hủy quy mô vừa và nhỏ có công suất cao và một số máy hủy lớn laicó công suất tấm nhỏ. Vì vậy bạn nên dừng lại để xem xét khối lượng tài liệu bạn cần cắt nhỏ. Bạn có cần phải cắt nhỏ số lượng lớn giấy ngay cùng thời điểm liền hay không? Hay một máy hủy tài liệu có dung lượng tờ nhỏ hơn sẽ thực hiện tốt công việc? Chọn một máy hủy có công suất tờ phù hợp sẽ cắt giảm thời gian chờ đợi, tăng năng suất và giảm đau đầu tại nơi làm việc của bạn.

3) Nơi làm việc của bạn cần bảo mật thông tin?
Ngày nay, bảo mật là mối quan tâm hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Đây cũng là điều cần cân nhắc chính khi bạn đang xem xét máy hủy tài liệu. Mức độ bảo mật của máy hủy xác định mức độ tài liệu được băm nhỏ. Máy hủy tài liệu bảo mật cao hơn cắt tài liệu thành nhiều phần nhỏ hơn, khiến chúng khó lắp ráp lại hơn. Các loại tài liệu bạn cần hủy là yếu tố quyết định chính đến loại máy hủy tài liệu bạn cần mua. Bảo mật là mảnh ghép cuối cùng trong quá trình ra quyết định của bạn và dễ dàng là điều quan trọng nhất. Hãy dành một chút thời gian để xem xét các máy hủy khác nhau với các mức độ bảo mật khác nhau, trước khi bạn quyết định loại nào phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Bảo mật máy hủy được gắn trực tiếp với kiểu cắt/hủy (hủy sợi, hủy vụn, hủy siêu vụn) và có phạm vi từ P-1 đến P-7. Tiêu chuẩn tối thiểu để cắt nhỏ bất kỳ loại tài liệu nào có thông tin bí mật trên đó, bao gồm bảng sao kê ngân hàng và số an sinh xã hội, là máy hủy tài liệu P-4 Hủy siêu vụn. Máy hủy tài khoản xếp hạng P-3 trở xuống là lựa chọn tuyệt vời cho thư rác và bất kỳ thứ gì khác không chứa thông tin nhạy cảm. Nếu bạn đang tìm kiếm một máy hủy tài liệu bảo mật cao, máy hủy tài liệu P-5 Hủy vụn là một lựa chọn tuyệt vời, đặc biệt là đối với những tài liệu nhạy cảm nhất. Máy hủy tài liệu Hủy vụn là một lựa chọn phổ biến khi an ninh là mối quan tâm lớn nhất. Bạn sẽ thấy chúng ở các công ty tài chính, cơ quan luật, cơ quan chính phủ và thậm chí ở nhà riêng.

Ba câu hỏi quan trọng này là tất cả những gì đứng giữa bạn và chiếc máy hủy hoàn toàn mới của bạn. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng những câu hỏi này, bạn chắc chắn sẽ chọn được máy hủy tài liệu phù hợp với bạn và doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!